Cały ten BIP

Utworzenie Biuletynu Informacji Publicznej funkcjonującego jako podstrona oficjalnej strony każdego urzędu administracji państwowej i samorządowej zostało obligatoryjnie wprowadzone na mocy art. 8 Ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, który m.in. mówi:

Informacje w Biuletynie Informacji Publicznej (w skrócie: BIP) istniejącym jako podstrona oficjalnej strony Urzędu Miasta Skarżyska-Kamiennej http://www.skarżysko.pl/ pojawiły się od 2003 roku.

Jednym z celów działania Szkoły Inicjatyw Strażniczych – projektu realizowanego przez Stowarzyszenie Liderów Lokalnych Grup Obywatelskich – jest przeprowadzenie monitoringu zawartości BIP-u własnej gminy (miasta) przy pomocy udostępnionej przez SIS jednolitej ankiety, a rezultatem – analiza uzyskanych danych przedstawiona w postaci raportu.

W celu zebrania danych, formularz ankiety został przesłany do dziewięciu respondentów, którzy wcześniej wyrazili gotowość uczestniczenia w badaniu. Dla otrzymania porównywalnych danych przyjęto jednolity dla wszystkich termin badania: 1 – 5 września 2008.Ankietę składającą się z 16 głównych działów wypełniło i nadesłało w ustalonym terminie 2 respondentów. Trzech z siedmiu nie uczestniczących w badaniu respondentów wykorzystało kwestionariusz ankiety do samodzielnej analizy BIPu i przedstawienia swoich spostrzeżeń w blogach internetowych oraz w publicystyce. Świadczy to zainteresowaniu i, w inny niż przewidywany przez procedurę monitoringu sposób, skonsumowania informacji pozyskanych dzięki ankiecie.

Dobre praktyki – na stronie BIP wymieniono władze Rady Miasta, imię i nazwisko każdego radnego i radnej oraz oświadczenia majątkowe radnych.

Złe praktyki – brak adresów e-mail do radnych  (przynajmniej jednego) oraz informacji o interpelacjach i zapytaniach radnych.

Dane niepełne - numery telefonów do radnych oraz informacje o terminach i miejscach dyżurów radnych dotyczą tylko Przewodniczącego Rady i 2 Wiceprzewodniczących.

Dobre praktyki - na stronie BIP znajdują się uchwały Rady Miasta, archiwum uchwał (uchwały sprzed 2006 r.), projekty uchwał, informacja o terminach najbliższego posiedzenia Rady, informacje o tematach poruszanych na najbliższym posiedzeniu Rady (porządek sesji) oraz protokoły z posiedzeń Rady.

Złe praktyki - brak wyszukiwarki uchwał, a na wyszukiwarce ogólnej nie ma możliwości szukania tylko uchwał, brak Regulaminu Rady.

Dobre praktyki - na stronie BIP są wymienione Komisje Rady, informacje na temat przewodniczących Komisji i informacje na temat składów Komisji.

Złe praktyki -  brak informacji na temat terminów posiedzeń Komisji, informacji o tematach poruszanych na najbliższych posiedzeniach Komisji, nie ma protokołów z posiedzeń Komisji.

Dobre praktyki - na stronie BIP znajdują się zarządzenia prezydenta, umieszczony jest nr tel. i adres e-mail do prezydenta i zastępców prezydenta, znajduje się imię i nazwisko skarbnika miasta, imię i nazwisko sekretarza miasta, telefon i e-mail do sekretarza miasta, a także oświadczenia majątkowe prezydenta.

 Złe praktyki – brak telefonu i e-maila do skarbnika.

Dane niepełne – brak wyszukiwarki zarządzeń, natomiast w wyszukiwarce ogólnej po wpisaniu hasła „zarządzenie” ostatni odnaleziony dokument jest z datą 2007 roku, wszystko szczątkowe i fragmentaryczne.

Dobre praktyki - na stronie BIP zamieszczony jest statut miasta, regulamin organizacyjny urzędu, informacja o kompetencji każdego wydziału, spis wydziałów oraz podane są godziny otwarcia urzędu.

Złe praktyki – brak oświadczeń majątkowych pracowników urzędu (są tylko archiwalne za 2003 i 2004 rok).

Dane niepełne – adresy wydziałów (nr pokoju), telefon/e-mail do każdego z wydziałów oraz imię i nazwisko naczelnika/dyrektora każdego wydziału podane są tylko dla Wydziału Organizacyjnego i Wydziału Finansowego, dla pozostałych wydziałów brak ww. danych.

Dobre praktyki - na stronie BIP znajduje się poradnik interesanta (który nosi nazwę „Jak załatwić sprawę”), wykaz wymaganych dokumentów, informacja o wysokości opłaty skarbowej, informacja gdzie należy złożyć dokumenty oraz informacja o przewidywanym terminie załatwienia sprawy.

 Dane niepełne – nie ma wszystkich, a tylko najbardziej typowe formularze wniosków, które trzeba złożyć w urzędzie.

 Dobre praktyki - na stronie BIP znajdują się ogłoszenia na wolne stanowisko urzędnicze zawierające wymogi formalne i termin składania dokumentów, lista kandydatów spełniających wymogi formalne oraz wyniki naboru na stanowisko urzędnicze.

Dobre praktyki - na stronie BIP znajdują się ogłoszenia przetargów i ich wyniki (informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty).

Złe praktyki – brak protestów po przetargowych oraz rozstrzygnięć protestów.

Dobre praktyki - na stronie BIP znajdują się ogłoszenia konkursów ofert dla organizacji pozarządowych i wyniki konkursów ofert dla organizacji pozarządowych oraz roczny program współpracy miasta z organizacjami pozarządowymi.

Złe praktyki – brak informacji o lokalach urzędu użytkowanych przez organizacje pozarządowe oraz sprawozdania z wykonania rocznego programu współpracy z organizacjami pozarządowymi.

Dane niepełne – znajduje się co prawda archiwum konkursu ofert dla organizacji pozarządowych, ale w stanie szczątkowym.

Dobre praktyki - na stronie BIP znajdują się ogłoszenia o przetargach na sprzedaż nieruchomości gminnej bądź o najmie lokali użytkowych.

Złe praktyki – brak informacji na temat udzielonych przez urząd ulg i umorzeń podatkowych, brak też archiwum udzielonych przez urząd ulg i umorzeń podatkowych.

Dobre praktyki - na stronie BIP znajduje się uchwała budżetowa, sprawozdania prezydenta z wykonania budżetu miasta zarówno za I kw, jak i I półrocze 2008, znajdują się też informacje dotyczące przebiegu i efektów kontroli zewnętrznych.

 Złe praktyki – brak uchwały w sprawie procedury uchwalania budżetu, informacji o założeniach do projektu budżetu oraz kierunkach polityki społecznej i gospodarczej gminy, archiwum uchwał budżetowych, opinii Regionalnej Izby Obrachunkowej (RIO), informacji na temat długu miasta oraz wykazu stawek podatków lokalnych.

Dane niepełne – jest sprawozdanie prezydenta z wykonania budżetu za IV kw. 2007 i II kw. 2007 - brak natomiast za cały zeszły rok, informacje dotyczące przebiegu i efektów kontroli wewnętrznych nie wiadomo czy aktualne - bo ostatnie dane są za 2007 rok i wcześniej, wykaz majątku gminy nie wiadomo czy aktualny - bo ostatnie dane dotyczą stanu na 30 czerwca 2007.

Dobre praktyki - na stronie BIP znajduje się informacja o prowadzonych rejestrach/zbiorach danych osobowych oraz o sposobach zapoznania się z prowadzonymi rejestrami, zbiorami danych osobowych i archiwum.

Złe praktyki – brak takiej opcji w BIP, czyli nie ma możliwości przejrzenia danych znajdujących się w prowadzonych przez urząd rejestrach, możliwości zarezerwowania w urzędzie wizyty, możliwości sprawdzenia stanu realizacji sprawy załatwianej w urzędzie, możliwości wysłania dokumentów bez konieczności pojawiania się w urzędzie oraz możliwości konsultacji społecznych (zgłaszania uwag, wniosków i pytań do przedsięwzięć podejmowanych przez miasto).

1.    Analiza zawartości Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Miasta Skarżyska-Kamiennej przeprowadzona została w uzgodnionym, jednolitym terminie 1-5 września 2008 i jeżeli po tym terminie nastąpiły w BIP jakiekolwiek zmiany, korekty czy ulepszenia – nie zostały one wzięte pod uwagę w niniejszym raporcie.

2.    Strona http://www.umskarzysko.bip.doc.pl/ ma mało przejrzystą konstrukcję i uciążliwą nawigację (np. z poszczególnych pozycji menu trudno się jednoznacznie zorientować co do ich zawartości bez zaglądania „do środka”) – co sprawia, że osobom średnio obytym z internetem wyszukiwanie danych w BIP zajmuje bardzo dużo czasu i w efekcie zniechęca do korzystania z Biuletynu.

3.    Niektóre zakładki Biuletynu są tylko atrapami, np. pozycja menu „Budżet i finanse” ma nieaktywne wszystkie podkategorie.

4.    Niespójność informacji – danych niezbędnych do wypełnienia formularza ankiety trzeba było niejednokrotnie wyszukiwać w różnych zakładkach, np. dane do działu „RADNI” znajdują się w pozycjach menu „Władze” i „Oświadczenia majątkowe”, do działu „FUNKCJONOWANIE RADY MIASTA” w pozycjach menu „Prawo miejscowe” i „Władze”, do działu „NIERUCHOMOŚCI” w pozycjach menu „Nieruchomości przewidziane do sprzedaży przez Gminę” i „Przetargi”, itd. Taka komplikacja mogła sprawić pominięcie (nie zauważenie) niektórych informacji i zakwestionowanie ich w ankiecie jako „brak”.

5.    Pomimo istnienia w BIP zarówno wyszukiwarki ogólnej, jak i „zaawansowanej” – wyszukanie np. uchwał czy zarządzeń jest praktycznie niemożliwe mimo, że np. komplet uchwał znajduje się w zakładce „Prawo miejscowe”. Czyżby wyszukiwarki pomijały niektóre pozycje menu?

7.    Całkowity brak w BIP działu „E-URZĄD” pomimo, że dział ten jako oddzielna pozycja menu znajduje się na oficjalnej stronie miasta http://www.skarżysko.pl/ .

8.    Niezależnie od zauważonych nieprawidłowości miejski Biuletyn Informacji Publicznej zawiera wiele cennych informacji określanych mianem „Dobrych praktyk”. Pozycje, które zaznaczono jako „Złe praktyki” lub „Dane niepełne” mogą być wynikiem zarówno faktycznego braku informacji, jak też trudności w odnajdywaniu niezbędnych danych (problemy opisane powyżej) – co na „jedno” wychodzi.